Jak przeprowadzić konkurs na wykonawcę serwisu internetowego?9 min read

Aby otrzymać oferty na wykonanie serwisu internetowego trzeba przeprowadzić konkurs. Każdy projekt jest inny, ale jest kilka zasad, które pozwalają zwiększyć szanse na zebranie wartościowych ofert od agencji interaktywnych. Spośród najlepszych propozycji zamawiający wybierze zwycięzcę konkursu na wykonawcę serwisu internetowego.

Serwis internetowy jest ważny

Obecność w Internecie jest teraz jednym z kluczowych elementów polityki marketingowej firmy. Można śmiało stwierdzić, że jest ona istotna w kontekście wszystkich elementów marketing mix. Aspekt promocyjny jest oczywisty i większości przypadków najważniejszy. W zależności od rodzaju biznesu i serwisu internetowego różny jest wpływ na kwestie związane z produktem lub usługą czy ich ceną. Z pewnością minimalną korzyścią jest możliwość uzyskania informacji zwrotnej i opinii użytkowników. To ułatwia i do czego zachęca specyfika działań w sieci. Z punktu widzenia miejsca, w epoce przed e-handlowej określanego w opisie mieszanki marketingowej jako dystrybucja, Internet stanowi medium równoważne, często lepsze niż inne elementy sieci dystrybucyjnej. Wielu detalistów stosuje praktyki zachęcające klientów do kupowania w sieci, a nie w sklepach stacjonarnych, bo generują zbyt wielkie koszty.

Agencja interaktywna to optymalny wybór

Serwis internetowy jest bardzo ważny praktycznie dla wszystkich biznesów, bez względu na różne cele, jakie mogą być przed nim postawione. Dlatego warto się zastanowić, w jaki sposób wybrać firmę, która go wykona. Specjalnie używam sformułowania firma, aby uzmysłowić, że samodzielne działania w celu stworzenia wartościowej strony czy sklepu są – z małymi wyjątkami – poza zasięgiem większości organizacji, które jej potrzebują. W oczywisty sposób dotyczy to także freelancerów, którzy zwykle specjalizują się w jednej, góra kilku dziedzinach. I w ich wypadku mogą pojawić się wyjątki. Wyspecjalizowana agencja interaktywna zapewnia jednak elementy, które operacyjnie i strategicznie mogą okazać się kluczowe. Jej pracownicy i współpracownicy zajmują się szeregiem specjalności, mają wiedzę i umiejętności we wszystkich potrzebnych do stworzenia serwisu kwestiach. Znalezienie dobrego partnera jest podstawowym zadaniem przedsiębiorcy lub menedżera rozumiejącego skalę możliwości dostępnych dzięki obecności firmy w sieci.

Unikalne kompetencje agencji interaktywnych

Tym, co wyróżnia agencje interaktywne, co stanowi fundament, jest kompetencja rozumiana jako iloczyn wiedzy, umiejętności, odpowiedniego podejścia do klientów i doświadczenia. Takie matematyczne postawienie sprawy oznacza, że brak któregokolwiek elementu powoduje, że kompetencja agencji jest równa zeru. Wbrew pozorom nie jest to tak ryzykowne stwierdzenie. Czy powierzenie budżetu i ważnego zadania komuś, kto wie jak, umie, chce, ale robi coś pierwszy raz nie jest ryzykowne? Jest, a jedynym elementem, który może zleceniodawcę skłonić do zaryzykowania może być niska cena lub genialne umiejętności sprzedażowe potencjalnego wykonawcy, względnie unikalność jego innych doświadczeń, umiejętności i wiedzy, słowem geniusz…

Elementami wyróżniającymi dobrą agencję interaktywną powinna być komunikatywność oraz zdolność do tworzenia zespołów zadaniowych. Obie są kluczowe z punktu widzenia realizacji zlecenia. Waga efektywnej wymiany informacji i możliwość pozyskiwania do projektu odpowiednich specjalistów (zatrudnionych i zewnętrznych) oraz sprawne zarządzanie nimi jest nie do przecenienia. Chcąc wyróżnić się wśród innych graczy w sieci (a o to chodzi!) trzeba szukać rozwiązań nieszablonowych. Aby się to udało konieczny jest dobry przepływ informacji, zrozumienie oraz brak, poza finansami (te określa klient), barier w szybkim pozyskiwaniu ekspertów doskonałych w swoich niszowych specjalnościach. Agencja interaktywna wydaje się zatem optymalnym partnerem do zrealizowania projektu stworzenia serwisu internetowego.

Dobrym sposobem na wyłonienie partnera, który wykona to zadanie, jest zorganizowanie konkursu. Aby zoptymalizować ten proces trzeba podejść do niego poważnie, poświęcić na niego czas i inne zasoby. Warto to zrobić bez względu na skalę projektu.

Przygotowanie konkursu

Podjęcie decyzji o tym, komu powierzyć wykonanie serwisu internetowego wymaga dobrego zrozumienia swoich potrzeb, ustalenia celów oraz ich jasnego sformułowania. Decydenci po stronie zleceniodawcy muszą wiedzieć, co chcą osiągnąć i jakie narzędzie internetowe wydaje im się do tego najlepsze. Bazując na tych ustaleniach, wiedzy, doświadczeniu i posiadanych rozwiązaniach (sprzęt, oprogramowanie, łącza, usługodawcy itd.) osoba odpowiedzialna za projekt powinna przygotować brief, czyli dokument w zwięzłej, jasnej i usystematyzowanej formie prezentujący firmę, jej sytuację rynkową, cele, wyzwania, potrzeby i uwarunkowania związane ze stworzeniem serwisu internetowego.

Brief jest niezbędny, aby rozpocząć kolejne, nie mniej ważne działania. Firmy korzystające z usług agencji interaktywnych siłą rzeczy monitorują rynek i bez trudu wykonają pierwszy krok w procesie przeprowadzania konkursu czyli wybiorą kilka, do kilkunastu agencji, do których zwrócą się z propozycją podjęcia się wykonania zlecenia. Firmy czy osoby, które współpracują z agencjami rzadko będą musiały wykonać pracę, która pozwoli im wyłonić listę agencji. Z pewnością nie będzie ona tak dobra, jak w przypadku doświadczonych podmiotów lub pracowników (brak doświadczeń związanych z pracą z poszczególnymi agencjami oraz bazującej na własnej praktyce wiedzy na temat cen przez nie oferowanych). Źródłem informacji na temat agencji jest oczywiście sieć oraz polecenia od znajomych. Kryteriów wyboru, jakie osoba odpowiedzialna za projekt przyjmie w tworzeniu listy agencji może być bardzo wiele. Kilka z nich znajdziesz poniżej:

  • agencje, których serwisy nam się podobają,
  • agencje realizujące serwisy dla firm z naszej branży,
  • agencje mogące pochwalić się realizacjami dla organizacji o podobnej skali, jak nasza,
  • firmy które tworzyły serwisy o pożądanej przez nas funkcjonalności,
  • agencje o odpowiadającej nam filozofii działania (o ile wierzyć, temu co piszą o sobie na www),
  • agencje z siedzibą blisko naszego biura (ma to znaczenie przy mniejszych projektach, gdy skala finansowa nie uzasadnia przyjeżdżania na spotkania z daleka) – przy czym zdecydowanie rekomendujemy działanie zdalne jako wystarczająco efektywną formę prowadzenia projektu i możliwość korzystania z przywileju wyboru spośród większej liczby dobrych agencji interaktywnych.

Konkurs

Mając listę agencji interaktywnych trzeba zaprosić je do konkursu. Ze względu na swoją specyfikę firmy z tej branży traktują pocztę elektroniczną jako główny kanał komunikacji z klientami. Zatem wysłanie briefu i ewentualnych materiałów dodatkowych mailem powinno wystarczyć, aby trafiły one do właściwej osoby w agencji. Załączone dokumenty muszą być zapisane w formacie, który zagwarantuje że po otwarciu ich treść będzie czytelna. Jeśli na tym etapie konieczne jest wysłanie materiałów, które mają większą objętość, to dobrym pomysłem jest ich spakowanie lub udostępnienie odbiorcy na dysku. Czasem można spotkać się z udostępnianiem przez agencje adresu FTP, na który można wysłać pliki informując o tym w mailu, aby osoba odpowiedzialna za kontakt mogła je łatwo odnaleźć.

Po wysłaniu zaproszenia będzie też łatwiej odezwać się po 2-3 dniach z pytaniem czy korespondencja dotarła i czy wszystko jest jasne. W przypadku pozytywnych rokowań co do kontynuacji rozmów dobrą praktyką jest badanie zrozumienia briefu i innych wymagań oraz ewentualne doprecyzowywanie informacji. Mając na uwadze swoje dobro zleceniodawcy powinno zależeć na tym, aby oferty były jak najlepsze. W związku z tym, gdy pojawią się jakieś pytania, wątpliwości ze strony jednej z agencji, to dobrze jest na nie odpowiedzieć nie tylko zadającemu pytanie, ale przekazać doprecyzowane dane także innym agencjom zaproszonym do konkursu. Zwycięzcą ma zostać nie najbardziej spostrzegawcza czy dociekliwa agencja, a ta, która dostarczy zleceniodawcy najwięcej korzyści.

And the winner is…

Po otrzymaniu i przeanalizowaniu ofert od zaproszonych agencji przychodzi czas na dokonanie wyboru kilku firm (short lista), z którymi będą prowadzone dalsze rozmowy. Zwykle wybiera się 3-4 oferentów, aby proces wyboru nie trwał zbyt długo. Pozostałym firmom należy podziękować, a wszelkie informacje opatrzyć komentarzami i zarchiwizować, bo mogą przydać się w przyszłości Każdego z oferentów warto zaprosić na prezentację. Dobrze jeśli ze strony klienta udział w niej wezmą decydenci.

Dobrą, choć nie bardzo lubianą przez klientów, formą weryfikacji potencjału agencji jest odpłatne (dlatego nie lubiane) zlecenie wybranym podmiotom przygotowania kreacji serwisu. Tego typu działanie ma sens oczywiście tylko w przypadku projektów o odpowiednio dużym budżecie. Sugerowaną przez IAB kwotą wynagrodzenia dla agencji, które znalazły się na short liście, ale nie wygrały zlecenia jest 1 000 Euro. Miłym gestem jest nie tylko poinformowanie o wynikach postępowania konkursowego wszystkich jego uczestników, ale także podanie każdemu z osobna powodów, dla których jego oferta nie wygrała. To sposób nie tylko na budowanie dobrych relacji, zwiększenie prawdopodobieństwa złożenia przez agencję lepszej oferty w przyszłości, ale także element budowania pozycji firmy jako dobrego klienta. Wielu przedsiębiorców o tym zapomina, a odpowiednie traktowanie dostawców na każdym etapie relacji mało kosztuje, a może zaowocować w przyszłości.

Elementem istotnym podczas całego procesu wyboru agencji interaktywnej jest wzajemne przekazywanie sobie informacji, których część może mieć charakter poufny. Dlatego dobrze, gdy strony zawrą umowę o zachowaniu poufności (ang. Non Disclosure Agreement – NDA). Można zrobić to już na etapie briefingu, gdy informacja o planowanym stworzeniu nowego serwisu internetowego jest z punktu widzenia zleceniodawcy godna utajnienia do momentu jego odpalenia.

I jeszcze mała wskazówka dotycząca podejmowania decyzji. Niech cena nie będzie jedynym, a nawet najważniejszym kryterium. Trzeba zwrócić uwagę na to, że serwis internetowy jest inwestycją i jako taki ma zapewnić realizację celów przed nim postawionych. Dlatego musi być funkcjonalny, wizualnie zgodny z oczekiwaniami i wcale nie koniecznie tani. Ma być w miarę możliwości optymalny kosztowo. W każdym przypadku może oznaczać to coś innego. Czasem nawet oczekiwaniem zamawiającego może być pokazanie klientom i konkurencji, że serwis kosztował dużo.

Podsumowując można stwierdzić, że przeprowadzenie konkursu na wykonawcę serwisu internetowego, pomimo wysiłku, który trzeba włożyć w jego przygotowanie, przynosi same korzyści. Poza zwiększeniem prawdopodobieństwa wyboru właściwego partnera do realizacji tak istotnego projektu, pozwala na rzetelne przeanalizowanie i zdefiniowanie potrzeb firmy oraz dostrzeżenie możliwości, które zapewnia biznesowi efektywne wykorzystanie Internetu.

 
A kto monitoruj Twoj stron?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *