Umowa realizacyjna serwisu internetowego nie jest niczym innym, jak umową o dzieło zawartą między stronami, którymi mogą być podmioty gospodarcze lub nawet osoby prywatne. Warto skoncentrować się na elementach takiego dokumentu, które są dla niego charakterystyczne w stosunku do umów bardziej ogólnych.

Kluczowe elementy umowy

W zasadniczej części umowy o wykonanie serwisu internetowego, poza określeniem stron, przedmiotu umowy oraz umieszczeniem zwyczajowych zapisów, konieczne jest doprecyzowanie pewnych elementów ze względu na specyfikę procesów oraz działań agencji interaktywnej.

Definicje

Jedną z części umowy, która wymaga sporej uwagi podczas jej przygotowywania jest lista definicji. Ze względu na technologiczny charakter projektów internetowych takie zestawienie jest niezbędne. Jasne objaśnienie pojęć, które pojawią się w dalszej części umowy, pozwoli na to, aby obie strony zrozumiały je tak samo. To zminimalizuje prawdopodobieństwo nieporozumień na etapie realizacji projektu. W razie konieczności dochodzenia praw wynikających z umowy przez jedną ze stron ułatwi postępowanie przed sądem – bo jeśli strony umówiły się na określoną definicję konkretnego określenia, to pole do ewentualnej interpretacji jest minimalne. Pojęciami, których znaczenie szczególnie warto opisać w umowie realizacyjnej, są na przykład serwis lub aplikacja internetowa (będące przedmiotem umowy), elementy licencjonowane, elementy dedykowane, open source.

Własność intelektualna

Kwestie związane z prawami autorskimi są jednymi z kluczowych elementów, które powinny być zabezpieczone dzięki odpowiednim zapisom w umowie. Ochronie podlegają dzieła wykonane dla klienta, a wśród nich projekty graficzne oraz kod stworzony na potrzeby serwisu klienta. Na mocy umowy majątkowe prawa autorskie najczęściej zostają przeniesione z autora na ich nabywcę. Chronione przez umowę powinny być także prawa do korzystania z licencji na rozwiązania niededykowane, jak na przykład CMS. W tym przypadku zwykle licencja udzielana jest na czas nieokreślony, ale w określonych przypadkach można spotkać ściśle zdefiniowane okresy licencyjne. Przy tworzeniu serwisu częste jest wykorzystanie składników Open Source np. gotowych skryptów i ikonek. Powinno się wymienić je w umowie.

Osoby i podmioty trzecie

Ze względu na specyfikę działalności, agencje interaktywne korzystają z usług freelancerów i innych podwykonawców. Ponadto powszechne jest wybieranie prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej przez stałych współpracowników zamiast zatrudnianie ich na umowę o pracę. W związku z tym, w procesie realizacji umowy pojawiają się strony trzecie.

Klient powinien zadbać o to, aby w umowie znalazł się zapis jasno stwierdzający, że zleceniobiorca będący stroną kontraktu ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania swoich podwykonawców. Warto, aby agencja zadbała o swoje bezpieczeństwo podpisując odpowiednie umowy z nimi. Kluczowe jest w tym wypadku podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA).

Rozliczenia

To pozycja występująca w każdej umowie. W przypadku tworzenia serwisów internetowych istnieje kilka charakterystycznych dla tej branży zasad.

Normalną praktyką jest żądanie przez agencję zaliczki. Wynosi ona zwykle 20% wartości kontraktu.
W przypadku prostszych serwisów, po ich dostarczeniu i zaakceptowaniu zleceniodawcy wystawiana jest faktura na opiewająca na pozostałe 80% kwoty.
Gdy mamy do czynienia z projektami skomplikowanymi i składającymi się z wielu etapów, to harmonogram może przewidywać częściowe płatności po zrealizowaniu kolejnych elementów serwisu.

Kary umowne

Jak w każdym tego typu dokumencie, także w umowie realizacyjnej mogą zostać zawarte postanowienia dotyczące kar umownych. Mogą one zobowiązywać do określonego zachowania każdą ze stron. Najczęściej kary określane są w kwotach pieniężnych lub procentach od ustalonych wartości. Mogą być przewidziane w przypadku niedostarczenia serwisu w terminie, złamania przez jedną ze stron zapisów dotyczących poufności (o ile nie została zawarta osobna umowa w tej sprawie – NDA) lub odstąpienia przez jednego z sygnatariuszy od umowy na zasadach sprzecznych z właściwymi zapisami umowy realizacyjnej. Najczęściej stosowaną karą wobec agencji jest ta za opóźnienia w dostarczeniu serwisu działającego zgodnie z ustaleniami. W takim przypadku zwykle naliczana jest kara umowna odpowiadająca ustalonemu ułamkowi (np. 1%) wynagrodzenia za każdy dzień roboczy opóźnienia.

Poufność

Najlepszą formą zabezpieczenia informacji poufnych jest umowa o zachowaniu poufności określana często jako NDA, czyli – z angielskiego – non disclosure agreement. Jeśli strony postanowią zapisy chroniące informacje zawrzeć w umowie realizacyjnej, to nie ma ku temu przeciwwskazań. Redagując paragrafy dotyczące tej istotnej kwestii warto pamiętać, że możliwe jest, że obie strony przekazują sobie dane, że należy je zdefiniować oraz określić sankcje za złamanie ustaleń. Więcej na temat kwestii związanych z poufnością można przeczytać w naszym tekście o umowie o zachowaniu poufności.

Określenie osób odpowiedzialnych

O ile jasne jest, że osoby podpisujące umowę muszą mieć do tego odpowiednie uprawnienia, aby reprezentować podmiot, to ponadto ważne jest, aby nie zapomnieć o wymienieniu w umowie osób, które będą odpowiedzialne za realizację umowy. Dotyczy to podejmowania decyzji oraz – przede wszystkim – akceptacji wykonanych elementów serwisu i całego rozwiązania na końcu prac.
To bardzo ważne, bo pozwala uniknąć sytuacji, w której na kolejnych etapach trzeba wracać do wcześniejszych faz prac, bo zleceniodawca podważa kompetencje lub uprawnienia osoby, która dokonywała akceptacji. Zadbanie o ten zapis w umowę zapewnia spokój podczas realizacji zlecenia oraz korzystnie wpływa na komunikację między stronami.

Gwarancja i SLA

Agencja interaktywna nie tylko dostarcza serwis, ale także zobowiązuje się do tego, że będzie on działał bez zarzutu. Gwarancja na serwis to zazwyczaj 12 miesięcy. Jest to wartość zwyczajowa, ale również zdefiniowana w prawie krajów należących do UE . W okresie jej trwania wszelkie usterki usuwane są na koszt dostawcy.

W przypadku ewentualnej zewnętrznej ingerencji w serwis (samodzielnie przez klienta lub przez osobę trzecią przez niego powołaną) gwarancja zazwyczaj wygasa.

Wykonawca, który dostarcza również utrzymanie serwisu, może zapewniać jego dostępność na określonym poziomie (procentowy uptime w skali miesiąca), co znajduje swoje odzwierciedlenie w service level agreement (SLA), która to umowa również może stanowić załącznik do umowy realizacyjnej. Zarówno warunki gwarancji, jak i SLA to element zwiększający atrakcyjność oferty agencji.

Załączniki

Umowa realizacyjna może być skonstruowana w sposób na tyle uniwersalny, że bardziej szczegółowe elementy dotyczące konkretnych projektów można przygotować w formie załączników. W trakcie tworzenia serwisu, przy jego oddaniu do użytku oraz w okresie eksploatacji stanowić one będą narzędzie dla osób zajmujących się projektem po stornie klienta i agencji. Dobrze przygotowana umowa może służyć przy kolejnych realizacjach podlegając tylko kosmetycznym zmianom. Załączniki zaś pozwalają na dopasowywanie dokumentacji do potrzeb poszczególnych projektów.

Specyfikacja funkcjonalna

Ten załącznik stanowić będzie swego rodzaju plan działania dla osób realizujących projekt. Specyfikacja funkcjonalna jest opisem przygotowanym przez projektanta serwisu. Zbudowanie bardziej skomplikowanego rozwiązania w Internecie bez dobrze przygotowanej specyfikacji funkcjonalnej w praktyce jest niemożliwe. W przypadku prostych serwisów wystarczające będzie umieszczenie w umowie ogólnego opisu uwzględniającego strukturę i funkcjonalności. Więcej na temat tego czym jest i jak tworzyć specyfikację można przeczytać w poświęconym jej wpisie.

Wzór protokołu odbioru

Ten dokument zabezpiecza interesy obu stron. Są w nim zawarte elementy, z których obecności lub działania przed klientem rozliczać będzie się dostawca serwisu. Dobrze, gdy wzór protokołu odbioru z listą wymaganych elementów oraz przestrzenią na uwagi i podpisy odpowiedzialnych za projekt osób, stanowi załącznik do umowy.

Harmonogram prac

Tworząc serwis internetowy trzeba trzymać się określonej kolejności działań. Po jej uzgodnieniu przygotowywany jest szczegółowy harmonogram. Służy on obu stronom. Zleceniodawcy pozwala kontrolować postępy prac, a agencji zapewnia spokój przy realizacji poszczególnych etapów.

Jednym z kluczowych aspektów – dla dobra obu stron ujętym w harmonogramie – powinno być ograniczenie czasu, jaki klient będzie miał na przesłanie potrzebnych materiałów oraz akceptacje dostarczanych przez agencję elementów docelowego serwisu.

Ograniczenie czasu na przekazanie uwag lub akceptacji usprawnia pracę. Niedotrzymanie terminu powinno – z mocy odpowiedniego zapisu umowy – skutkować domniemaniem zaakceptowania (statusem „zaakceptowane” w harmonogramie).

Limitowana powinna być także liczba iteracji poprawek, które mogą być zgłaszane przez klienta.

Wszystko to ma na celu uniknięcie przesunięcia w czasie kolejnych etapów i finalnej daty zamknięcia projektu o czas opóźnienia. Zatrudnianie przez agencje specjaliści nie narzekają na brak pracy. Może się zatem okazać, że ekspert, którego czas zabukowano będzie ponownie dostępny w odległym terminie.

Umowa realizacyjna to dokument, który z punktu widzenia obu jej stron powinien być dopracowany w szczegółach. Zapisy w niej motywują do wywiązywania się ze zobowiązań. Z drugiej strony, dają one poczucie, że w razie problemów w procesie realizacyjnym i po uruchomieniu serwisu umowa będzie stanowiła punkt oparcia, gdy trzeba będzie dochodzić swoich praw.

Wzór umowy o wykonanie strony internetowej

Treść pierwszej umowy – którą będzie można później wykorzystywać wielokrotnie po drobnym dostosowaniu – warto przygotować od podstaw, razem z prawnikiem. Tak, żeby jej wszystkie zapisy były dopasowane do specyfiki naszej działalności.

Jednak czasem może przydać się jakiś wzór – jako pewien punkt wyjścia. Dlatego poniżej udostępniamy szablon takiej umowy. Żeby go pobrać wystarczy udostępnić niniejszy post za pomocą znajdujących się poniżej przycisków.

(Nie bierzemy odpowiedzialności za treść umowy i skutki jej wykorzystania)