Dobre przygotowanie się do konkursu jest jednym z warunków przeprowadzenia go z sukcesem. Aby zaprosić agencje interaktywne do ubiegania się o stworzenie serwisu internetowego, zlecający powinien – z korzyścią dla siebie – stworzyć optymalne warunki dla oferentów. Kluczowym narzędziem pomagającym w takiej sytuacji jest dobrze sporządzony brief.

Co to jest brief

Brief jest dokumentem, który umożliwia potencjalnemu dostawcy uzyskanie kluczowych informacji pozwalających poznać potrzeby zleceniodawcy oraz podstawowe dane o nim potrzebne do przygotowania oferty. Do stworzenia briefu może posłużyć formularz briefujący – czyli swego rodzaju szablon – zestaw pytań, w którym klient umieszcza informacje, które jego zdaniem wystarczą do przygotowania propozycji. Briefem można więc nazwać wypełniony formularz briefujący. Informacje zawarte w briefie powinny być podzielone na sekcje, aby ułatwić pracę agencji interaktywnej oraz zapobiec pominięciu na etapie przygotowań jakiegoś ważnego elementu przez klienta.

Podstawowym celem tworzenia briefu jest przekazanie każdemu z wybranych oferentów tych samych informacji w zrozumiałej i przejrzystej formie.

Dane umieszczone w briefie mają być kompletne w odniesieniu do projektu, którego dotyczą. Zleceniodawca powinien postarać się o to, aby nie dostarczyć zbyt mało informacji, ale także nie tracić czasu swojego i oferentów tworząc brief zawierający zbędne dane. Można powiedzieć, że brief jest tym lepszy, im mniej dodatkowych pytań zadadzą przedstawiciele agencji interaktywnych finalnie składając oferty spełniające oczekiwania zleceniodawcy.

Co powinno znaleźć się w briefie

Brief “matka” powinien być dokumentem, który jest stale rozwijany przez firmę. Powinien dotyczyć wielu elementów potencjalnie przydatnych w różnych sytuacjach. W odniesieniu do konkretnych projektów wystarczy go zmodyfikować usuwając zbyteczne punkty.

Zabierając się za tworzenie pierwszej wersji briefu należy pamiętać o umieszczeniu w nim elementów, które będą niezbędne bez względu na charakter zlecenia, do którego szukany jest wykonawca.

Podstawowe informacje, które powinny znaleźć się w briefie, można pogrupować w następujący sposób:

1. Informacje o zlecającym
2. Rodzaj serwisu internetowego
3. Warunki brzegowe projektu
4. Cele serwisu i zadanie agencji
5. Procesy biznesowe
6. Architektura treści
7. Wymagania technologiczne
8. Założenia odnośnie kreacji
9. Funkcjonalności serwisu
10. Pozytywne przykłady
11. Usługi dodatkowe
12. Dane kontaktowe

Wszystkie powyższe elementy powinny być uszczegółowione, o czym w dalszej części tekstu.

1. Informacje o zlecającym

Nie należy wychodzić z założenia, że agencja interaktywna znajdzie informacje o naszej firmie sama. Po pierwsze, szkoda czasu jej pracowników na takie działanie. Mają skoncentrować się na dostarczeniu jak najlepszej oferty. Po drugie, jest duże prawdopodobieństwo, że informacje znalezione w Internecie i pozyskane z innych źródeł nie będą kompletne lub pojawią się w nich błędne dane. Dlatego warto zadać sobie trud i zawrzeć w briefie wszystko, co pozwoli oferentowi szybko zorientować się w sytuacji firmy zapraszającej do konkursu.

Informacje o zlecającym powinny zawierać kluczowe elementy, które pozwolą osobom z agencji interaktywnej na spojrzenie na biznes klienta i zrozumienie go. Wśród przydatnych informacji można wyróżnić kilka najważniejszych:

• krótki rys historyczny,
• informacje dotyczące oferty,
• charakterystyka marki i unikalne wartości,
• opis pozycji rynkowej (w tym charakterystyka konkurencji, określenie partnerów itd.),
• zdefiniowanie grupy lub wielu grup docelowych,
• odnośniki do www.

Te podstawowe kwestie, które powinny być zawarte w części informacyjnej o organizacji zapraszającej do konkursu, pozwolą na lepsze zrozumienie potrzeb zleceniodawcy. Powinny się one odnosić się zarówno do firmy, jak i marki, produktu, usługi, akcji, której ma dotyczyć serwis internetowy będący przedmiotem konkursu. To ważne rozróżnienie. Dzięki takiemu podejściu, agencja może z góry wyeliminować pomysły, które byłyby doskonałe dla marki, ale niekoniecznie dla firmy lub odwrotnie. Zachowanie spójności, lub świadome jej łamanie bez odpowiedniej wiedzy, może okazać się niemożliwe.

2. Rodzaj serwisu internetowego

Podstawową informacją dotyczącą potrzeb zleceniodawcy jest rodzaj serwisu, na którego wykonanie przeprowadzany jest konkurs ofert. Klient powinien go określić w briefie – pod warunkiem, że rzeczywiście wie czego chce. Jeśli wie tylko, jakie cele stawia przed serwisem nie definiując go, to dobrze jest to jasno powiedzieć. Agencja z pewnością dobierze odpowiednie narzędzie, które pomoże osiągnąć to, czego oczekuje klient.

Rodzajów serwisów internetowych jest sporo a podstawowe to:

• strona firmy lub organizacji (serwis korporacyjny),
• strona marki, produktu lub usługi,
• mała strona (microsite, landing page) na potrzeby pojedynczego działania czy kampanii,
• sklep internetowy,
• system zamówień,
• extranet,
• intranet,
• aplikacja internetowa,
• portal internetowy.

Oczywiście serwis, który zamierza zbudować klient, może łączyć w sobie cechy i funkcjonalności charakterystyczne dla kilku rodzajów serwisów.

3. Warunki brzegowe projektu

Elementami, bez których nie można liczyć na pełne zaangażowanie agencji interaktywnej w proces tworzenia pomysłu i oferty, są budżet oraz termin, w którym usługa miałaby być zrealizowana. Zleceniodawca może przy tym wskazać, czy termin i budżet mają charakter nieprzekraczalny czy orientacyjny.

Ułatwieniem w oszacowaniu koniecznych funduszy będą dotychczas realizowane projekty oraz informacje, które można znaleźć w sieci. Może się okazać, że do stworzenia briefu – zwłaszcza w kontekście budżetowania – zleceniodawcy przyda się zewnętrzny ekspert. Agencje, które uznają, że budżet jest za mały poinformują o tym. Przy czym zleceniodawcy, który “przestrzeli się” z budżetem o rząd wielkości nikt nie potraktuje poważnie. W najgorszym wypadku agencje zrezygnują z konkursu.

Istotną korzyścią dla zleceniodawcy będzie otrzymanie informacji zwrotnej, która może posłużyć do zmiany założeń w briefie.

Warto pamiętać, że podanie budżetu przez klienta nie jest konieczne. Pozwala ono agencji zaproponować rozwiązania i zakres prac dopasowane do kwoty, którą zleceniodawca zamierza wydać na serwis. Niemniej nie znając warunków finansowych specjaliści w agencji poradzą sobie z przygotowaniem rozsądnej propozycji.

Określenie terminu ma podobne znaczenie. Firmy, które nie będą w stanie podjąć się wykonania zadania tak szybko, jak oczekuje klient przekażą sygnał, że nie można liczyć na realizację usługi w zakładanym terminie. To znów ważna informacja na zleceniodawcy. Może się okazać, że zamknięcie projektu przy złożonych warunkach brzegowych jest niemożliwe lub osiągalne tylko w jednym z postulowanych aspektów.
Czasem okazuje się, że skończenie prac w krótszym czasie jest możliwe, choć będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami. Doświadczenie podpowiada, że nie da się zdobyć produktu lub usługi tanio, szybko i na najwyższym poziomie… Z tych trzech w jednocześnie osiągalne są dwa.

Dla dobra procesu konkursowego poza terminem dokonania wyboru zwycięzcy trzeba podać graniczną datę składania ofert oraz opcjonalnie harmonogram postępowania. Bardzo istotne jest także zaangażowanie klienta. Doświadczenie uczy, że brak szybkiej akceptacji kolejnych elementów, niedostarczanie na czas materiałów przez klienta itd. generuje opóźnienia, na które agencja nie ma wpływu. Dlatego zleceniodawca musi być świadom tego, jakie zadania są po jego stronie. Można w harmonogramie ustalić czas reakcji oraz umówić się, że brak informacji zwrotnej uznaje się za akceptację oraz, że agencja nie rozpocznie danego etapu zanim nie dostanie materiałów.

4. Cele serwisu i zadanie agencji

Poza określeniem rodzaju serwisu, jaki ma być dostarczony przez wykonawcę, ważne jest podanie szczegółowych celów, które mają być przy jego pomocy realizowane oraz zdefiniowanie rynków, na których mają one być osiągane. Jest to wyjątkowo istotne, ponieważ branża internetowa rozwija się bardzo szybko. Może się zatem okazać, że agencja interaktywna zaproponuje zleceniodawcy nieszablonowe rozwiązanie dające lepsze efekty niż to zakładane podczas tworzenia briefu. Danie agencji pola do popisu w wymyślaniu dróg do osiągnięcia celów może okazać się bardzo dobrym pomysłem. Warto na kwestie związane z działaniami w sieci spróbować spojrzeć z różnych perspektyw i dopiero wtedy dokonywać wyboru.

Cele, jakie ma realizować serwis internetowy, mogą być różne. Agencja musi być poinformowana o tym, czy rozwiązanie oczekiwane przez klienta ma służyć bezpośredniemu lub pośredniemu generowaniu sprzedaży, informowaniu rynku, promowaniu idei, produktu lub usługi, współpracy wewnątrz organizacji czy dzieleniu się wiedzą.

Dobrze jeśli cele są mierzalne. To pozwala agencji zweryfikować ich racjonalność względem rodzaju serwisu, dostępnych narzędzi oraz przewidywanego budżetu.

Cele można wymieniać długo i jest ich tyle, ile pomysłów na biznes. Ich określenie oraz ułożenie w kolejności ważności jest kluczowe.
Agencja, znając oczekiwania zleceniodawcy odnośnie efektów, może nie tylko zaproponować sam serwis, ale także szereg usług, które pozwolą mu osiągać sprecyzowane w briefie cele. To właśnie cele, które klient chce osiągnąć, są w briefie najważniejsze. Klient ma prawo nie znać się na rozwiązaniach internetowych. Na swoim biznesie znać się musi.

Klient stawia przed agencją konkretne zadania określając zakres prac, które są jego zdaniem do wykonania. Agencja opierając się na celach, które zleceniodawca chce zrealizować za pomocą serwisu, budżecie i swojej wizji może zaproponować nieco inny zestaw działań, które pomogą osiągnąć założenia. Najczęściej realizowane przez agencję zadania to całościowe tworzenie strategii komunikacji marketingowej w Internecie, przygotowanie koncepcji serwisu zbieżnej ze strategią zleceniodawcy, wykonanie serwisu czyli wdrożenie technologiczne (także według gotowego projektu), modyfikacja istniejącego serwisu lub jego adaptacja z innego kraju, wykonanie i utrzymywanie przez ustalony okres.

5. Procesy biznesowe

Niemniej ważnymi kwestiami, które powinny być określone w briefie, są procesy, które miałyby być obsługiwane przez serwis, lub z którymi będzie on wchodził w jakieś interakcje. Serwis internetowy może być powiązany z procesami sprzedażowymi, posprzedażowymi, rekrutacyjnymi, informacyjnymi, afiliacyjnymi, finansowo-rozliczeniowymi, produkcyjnymi itd. Może również obsługiwać kilka procesów jednocześnie. Dobrze opisane procesy są nie tylko kluczowym narzędziem ułatwiającym zarządzanie, ale także podstawą do logicznego skonstruowania serwisu internetowego.

6. Architektura treści

Specyfika procesów oraz celów musi znaleźć odzwierciedlenie w architekturze treści. Jej wstępny zarys oraz wizja hierarchii powinny znaleźć się w briefie. Pozwolą agencji na jeszcze lepsze zrozumienie celów oraz specyfiki biznesu zleceniodawcy oraz staną się podstawą do zaproponowania docelowej struktury serwisu.

Architekturę treści należy rozumieć jako strukturę, hierarchię, układ treści, podział na strony i podstrony. W serwisie da się umieścić nieskończoną ilość informacji. Rzecz w tym, aby umieścić tylko te umożliwiające osiągniecie celów stawianych przed serwisem. Architektura treści powinna być przejrzysta i stworzona w sposób umożliwiający użytkownikowi szybkie i proste dotarcie do interesujących go informacji.

7. Wymagania technologiczne

Elementami często koniecznymi w briefie są sprawy techniczne. W zależności od poziomu wiedzy i świadomości organizacji przygotowującej brief, będą one podane precyzyjnie lub ogólnie. W skrajnych przypadkach można spotkać się z określeniem przez klienta wyłącznie celów i jasnym komunikatem, że firma oczekuje od agencji zaproponowania rozwiązania, które można żartobliwie określić jako: “zróbcie tak, żeby było dobrze”. Można pokusić się o stwierdzenie, że im więcej rozwiązań bazujących na Internecie ma firma tworząca brief, im jej pracownicy maja więcej wiedzy i doświadczenia, tym bardziej będzie on szczegółowy w warstwie technicznej. W takim przypadku będzie on zawierać więcej detali, ale pozwoli on na określenie kontekstu technicznego. Opisanie obecnie stosowanych rozwiązań, które w jakikolwiek sposób mogą być powiązane z przedmiotowym serwisem ułatwi pracę agencji.

Kluczowe dane dotyczą w tym przypadku:

• posiadanej infrastruktury i rozwiązań technicznych (np. serwery i łącza w siedzibie firmy, zewnętrzne usługi hostingowe, dane w chmurze itd.),
• sugerowanych technologii programistycznych (języki programowania, rodzaje baz danych),
• preferencji w kwestii ewentualnego stosowania gotowych rozwiązań (np. konkretnych systemów zarządzania treścią – CMS,
• stosowanych rozwiązań, z którymi należy zintegrować nowy serwis, np. system księgowy, CRM, lub inne systemy, które z różnych względów (koszt, wymogi prawne, wymagania w firmach sieciowych) nie mogą zostać zmienione.

Powyższe dane nie tylko pozwalają określić stan posiadania oraz ograniczenia, ale także stanowią podstawę do precyzyjnego określenia usług dodatkowych takich, jak na przykład hosting, obsługa administracyjna, prace rozwojowe itd.

8. Założenia odnośnie kreacji

Elementem, który determinuje budowanie oferty przez agencję, jest określenie kwestii związanych z wizualną stroną serwisu. Firma zlecająca powinna w briefie określić, czy potrzebuje kreacji od początku do końca bazującej na wspólnych pracach klienta i agencji, czy też z jakiegoś względu projektanci będą musieli ściśle trzymać się bardzo szczegółowych założeń z narzuconym projektem strony włącznie.

Warto przy okazji określić, jakie materiały zostaną dostarczone agencji, bo inaczej pracuje się w oparciu o bardzo precyzyjne informacje (brand book), a inaczej na zasadzie “zróbcie mniej więcej tak”. Czasem punktem wyjścia jest logo lub jakiś element charakteryzujący biznes klienta. Może to być produkt, grupa docelowa, miejsce pochodzenia firmy itp.

9. Funkcjonalności serwisu

Odpowiednie określenie oczekiwań odnośnie funkcjonalności serwisu jest kluczowe dla zaprojektowania i wyceny całego rozwiązania. Część klientów doskonale wie, czego w tej mierze oczekuje. Ci mniej zorientowani mogą liczyć na wsparcie ze strony agencji, która na bieżąco śledzi trendy oraz wie, jakie funkcjonalności serwisu pomogą w osiągnięciu postawionych przed nim celów.

W zależności od potrzeb, serwis może oferować funkcjonalności podstawowe lub mniej standardowe. Do tych pierwszych można zaliczyć stronę główną, podstrony i nawigację oraz moduły treściowe, galerie czy pliki do pobrania.

Ważną, a dla większości serwisów kluczową, funkcjonalnością jest optymalizacja pod kątem SEO.

W przypadku serwisów nastawionych na realizowanie sprzedaży istotnymi funkcjonalnościami będą: katalog produktów, koszyk, obsługa płatności online z ewentualną integracją z zewnętrznymi systemami, moduł do fakturowania itd.

Wiele serwisów zawiera różnego rodzaju elementy promocyjne – takie jak slidery czy moduły banerowe. Często spotykanymi funkcjonalnościami są formularze kontaktowe, newslettery, wymuszanie rejestracji w celu uzyskania dostępu do treści przeznaczonej dla określonej grupy odbiorców, wyszukiwarka czy blog.

Wymogiem zleceniodawcy może być także przygotowanie serwisu w więcej niż jednym języku.

Zwiększenie roli urządzeń mobilnych w codziennym życiu spowodowało, że w wielu przypadkach konieczną funkcjonalnością jest dostosowanie serwisu do korzystania z niego na tabletach i smartfonach.

Wszelkie wymaganie funkcjonalności powinny zostać wymienione w briefie.

10. Pozytywne przykłady

Dużym ułatwieniem dla agencji będzie przedstawienie przez zleceniodawcę przykładów serwisów (benchmarków), które pokażą, czego klient oczekuje w kontekście stylistyki, kolorystyki, struktury, funkcjonalności itd. Czym się inspiruje i co mu się podoba. Wskazanie konkretnych serwisów jest o tyle istotne, że pozwala na doprecyzowanie określeń słownych, przez które każdy może rozumieć co innego.
Zleceniodawca może wskazać także serwisy, które będą przykładem nie akceptowalnych dla zleceniodawcy rozwiązań.

Agencja wyposażona w taką wiedzę zaproponuje klientowi pomysły bliższe jego oczekiwań lub wyrazi opinię co do spójności celów serwisu, jego specyfiki, marki klienta itd. z sugerowaną stylistyką.

11. Usługi dodatkowe

Już na etapie briefu warto zdefiniować dodatkowe usługi, których firma zlecająca będzie potrzebować od agencji. Poza wspomnianymi wyżej kwestiami – takimi jak hosting – wśród dodatkowych zadań dla agencji interaktywnej można wyróżnić między innymi:

• tworzenie contentu, zarówno w warstwie tekstowej, jak i wizualnej (fotografie, rysunki, video),
• przygotowanie identyfikacji wizualnej,
• pozycjonowanie,
• analitykę,
• obsługę po uruchomieniu serwisu (np. publikowanie nowych treści),
• promowanie serwisu w sieci (z social media włącznie).

W zależności od zakresu działalności agencji interaktywnej, usług dodatkowych może być wiele. Dobrze zorganizowana i działająca dłużej na rynku agencja jest w stanie dostosować się do potrzeb klienta, wykraczających poza zakres jej działalności, oferując dobry poziom usług dzięki współpracy z freelancerami lub małymi firmami o wąskiej specjalizacji.

12. Dane kontaktowe

Ostatnim elementem, który brief musi zawierać, powinny być dane kontaktowe.

Do poprowadzenia projektu budowy serwisu internetowego należy powołać zespół lub przynajmniej dedykować jednego pracownika. Bez względu na liczebność komórki odpowiedzialnej za projekt, najlepiej jest wyznaczyć jedną osobę, która odpowiada za kontakt z agencją interaktywną. Namiary na tę osobę powinny pojawić się w briefie. Bez względu na stanowisko osoby kontaktowej, warto wyraźnie napisać, że jest ona odpowiedzialna za projekt, za kontakt czy też koordynuje ona projekt tworzenia serwisu internetowego ze strony klienta. To podświadomie powoduje u przedstawiciela agencji poczucie, że ma do czynienia z właściwą, kompetentną osobą po drugiej stronie. Osoba kontaktowa powinna nie tylko orientować się w potrzebach swojej firmy w odniesieniu do prowadzonego projektu, mieć podstawową wiedzę dotyczącą rozwiązań internetowych i – co bardzo ważne -być komunikatywna oraz umieć nadzorować proces i prowadzić go poprzez kolejne etapy.

Inne

Aby ułatwić sobie pracę nad przeanalizowaniem ofert oraz zapewnić sobie komfort, dobrze jest w briefie precyzyjnie określić formę lub format, w którym chce się otrzymać ofertę. Jedni wolą czytać tekst, inni analizować tabele, a jeszcze inni wchodzić w interakcję podczas osobistej prezentacji.

Jako dodatkowy załącznik można zażyczyć sobie przykłady zbliżonych realizacji, które ma na koncie każda z zaproszonych do konkursu agencji. W tym wypadku można ściśle określić kryteria doboru takich przykładów np. ze względu na branżę, rodzaj serwisu lub nawet realizację podobnych celów.

Na miejscu jest również poproszenie o konkretne referencje w postaci kontaktów do klientów, dla których agencja realizował wcześniej projekty.

Podsumowanie

Jak widać, brief wcale nie musi być – jakby to sugerowała nazwa – krótki. Ma być w sam raz. Ma zawierać dokładnie tyle informacji, ile potrzeba do stworzenia oferty, która zadowoli zleceniodawcę i pozwoli na realizację projektu bez niespodzianek.

Dobrą praktyką jest ciągłe rozbudowywanie “briefu matki” i dostosowywanie go do wymogów konkretnego projektu poprzez usuwanie zbędnych elementów. Kluczem jest przejrzystość, którą można uzyskać poprzez logiczny podział na odpowiednie sekcje oraz jasne i jednoznaczne formułowanie zawartych w nim elementów. Dysponując takim “briefem-matką” można za każdym razem w odpowiednich miejscach umieszczać dane, które ściśle odpowiadają potrzebom konkretnego serwisu, na którego wykonanie chcemy dostać oferty.

Warto jest mieć dopracowany brief

Warto pamiętać, że brief stanowi początek i bazę do dalszej współpracy z wybraną agencją. Od momentu dokonania wyboru i podpisania umowy obie strony stają się partnerami dążącymi do osiągnięcia wspólnego celu. Dobrze przygotowany brief pomaga w uzyskaniu rzetelnych ofert. Oba dokumenty powinny być na tyle wyczerpujące, aby zminimalizować przestrzeń do nieporozumień, które hamują dynamikę procesu tworzenia serwisu internetowego. Dobrze przygotowany formularz briefujący przyda się wielokrotnie.

Dobre przygotowanie briefu także oznacza oszczędność czasu i to z dwóch powodów. Po pierwsze, pozwala zminimalizować czas potrzebny agencji do zebrania informacji wystarczających do wykonania pracy nad przygotowaniem koncepcji, oferty itd. Po drugie, dobry brief pozwala szybko otrzymać informację zwrotną od agencji, które nie zdecydują się na podjęcie działań. Jeśli ze względu na źle przygotowany brief z listy wybranych wstępnie agencji wypadnie ich spora część, to może się okazać, że należy szukać kolejnych podmiotów, aby zaprosić je do konkursu. Taka sytuacja wiąże się ze stratą czasu, który generuje koszt (jaki by on nie był co do rodzaju i skali) pozostawania w sytuacji przed zmianą, co przekłada się na przykład na brak oszczędności lub przychodów, które ma zapewnić nowe rozwiązanie.

Szablon briefu na serwis internetowy

Na koniec coś specjalnego – dokument w formacie docx zawierający pytania briefujące – pomagający przygotować dobry brief na serwis internetowy.

W celu pobrania pliku bardzo prosimy o udostępnienie niniejszego postu: