Optymalnym sposobem na dokonanie wyboru agencji, która ma wykonać serwis internetowy jest przeprowadzenie konkursu, o czym piszemy w jednym z wcześniejszych postów. W tym artykule skoncentrujemy się na tym, kogo do konkursu zaprosić, jak wyłonić jego zwycięzcę oraz jak postępować po dokonaniu wyboru agencji interaktywnej, która zrealizuje zlecenie.

Poza przygotowaniem briefu, kluczowym elementem poprzedzającym rozpoczęcie postępowania konkursowego jest wybranie grupy kilku do kilkunastu agencji, które zostaną zaproszone do konkursu. Odpowiedni dobór składu stawki walczącej o zlecenie gwarantuje zleceniodawcy, że będzie wybierał spośród ofert wysokiej jakości. Jest kilka wartych poznania sposobów doboru zapraszanych agencji. Po zaproszeniu potencjalnych wykonawców zlecenia pozostaje już tylko proces wyłonienia zwycięzcy.

Kogo zaprosić do konkursu

Jednym ze sposobów doboru agencji interaktywnych jest skorzystanie z poleceń znajomych. I nie chodzi o firmy, które ktoś zna, ale te, z którymi miał okazję współpracować i jest zadowolony. To ważne, bo informacja na temat komfortu współpracy, terminowości i poziomu komunikacji jest nie mniej istotna od finalnego efektu w postaci serwisu internetowego. Doświadczenie wynikające z pracy z konkretną agencją jest bardzo cenne. Prosząc o polecenie warto zadać kilka pytań odnośnie finalnego rezultatu współpracy oraz jej przebiegu. Warto poznać szczegóły, bo dzięki temu możemy dowiedzieć się czegoś na temat problemów, które pojawiły się w projekcie i jak agencja sobie z nimi poradziła. To pozwoli zapobiec im w przypadku wybrania opisanej przez znajomego agencji.

Dobrze jest sięgnąć dalej niż do poleconych agencji. Wartym rozważenia tropem jest prześledzenie list laureatów konkursów w kategoriach zbliżonych do profilu serwisu internetowego, który jest przedmiotem konkursu . Trzeba przy tym pamiętać, że usługi firm, które zdobywają nagrody mogą okazać się droższe niż ich mniej utytułowanej konkurencji. Przy czym takie agencje raczej nie narzekają na brak zleceń, więc poza pieniędzmi istotnym elementem może dla nich być to, czy projekt jest interesujący z punktu widzenia prestiżu, innowacji itd. Zaproszenie do konkursu agencji zbierającej laury w konkursach może być ciekawym doświadczeniem i szansą na porównanie ich sposobu pracy, filozofii działania czy standardów z innymi oferentami.

Listę zaproszonych agencji można uzupełnić o te wyszukane w Internecie. Można skorzystać z Google wpisując frazę „agencja interaktywna”. W odpowiedzi wyświetli się ogromna liczba stron odpowiadających zapytaniu. Warto zwrócić uwagę na te na szczycie listy, bo ich obecność tam świadczy o tym, że potrafią zadbać o swoje pozycjonowanie, co dobrze wróży. W przypadku potrzeby znalezienia agencji z określonego miasta wystarczy dopisać jego nazwę do wyżej wymienionej frazy. Przy okazji watro podkreślić, że kwestia lokalizacji powinna być drugorzędna, bo agencje interaktywne są przygotowane do efektywnego wykorzystywania współpracy zdalnej. Regularne spotkania z nimi nie są konieczne.

Innym sposobem szukania agencji, które mogłyby zostać zaproszone do konkursu, jest sprawdzanie, która z nich brała udział w tworzeniu serwisów, które uznamy za interesujące z punktu widzenia naszych potrzeb. Można zrobić to odwiedzając strony, które podobają się nam od strony graficznej, z punktu widzenia funkcjonalności, architektury lub te wykonane dla firm z naszej branży. Nie zawsze znajdziemy tam informację na temat agencji, która serwis przygotowała. Czasem można znaleźć logo agencji w stopce lub jej nazwę w kodzie. Innym sposobem jest wpisanie w wyszukiwarce nazwy firmy lub marki, której serwis nam się podoba wraz ze słowem „realizacja” lub „portfolio”.
Tego typu dane można spróbować uzyskać od kogoś, kogo znamy lub zna któryś z naszych znajomych i tu przyda się LinkedIn. Można także poszukać w sieci lub w drukowanych gazetach czy magazynach traktujących o marketingu, e-marketingu itd. Czasem umieszczane są tam informacje o tym, która agencja wygrała konkurs lub przetarg na wykonanie serwisu, która właśnie taką usługę zrealizowała itd.

Jak wyłonić zwycięzcę

Po otrzymaniu ofert przychodzi czas na ich przeanalizowanie i wyłonienie zwycięzcy. Zapraszając agencje interaktywne do udziału w konkursie przesyłamy im brief, odpowiadamy na pytania (tzw. debriefing) i wątpliwości – słowem, w najprecyzyjniejszy możliwy sposób określamy wymagania i warunki oraz określamy potrzeby. Chcąc współpracować dalej z tymi, którzy dobrze rozumieją o co nam chodzi, w pierwszym kroku powinniśmy odrzucić te oferty, które nie spełniają wymagań.

Bywa tak, że osoba lub zespół odpowiedzialny za przeprowadzenie konkursu stosuje technikę opartą na ocenianiu w łyżwiarstwie figurowym, która polega na odrzuceniu oferty najdroższej i najtańszej. Ta metoda ma sens wyłącznie, gdy przed podjęciem decyzji przeanalizuje się przyczyny zaoferowania takiej, a nie innej ceny. Jeśli pozostałe elementy propozycji są sensowne, to warto zadać oferentowi pytanie o przyczynę tak wysokiej lub niskiej wyceny.

Po odrzuceniu ofert nie spełniających wymogów, pozostałe można zestawić w formie tabeli – swego rodzaju macierzy kryteriów z określeniem ich wag. Najlepiej, jakby oceny poszczególnych elementów były wyrażane liczbowo. Taki sposób jest najlepszy, bo pozwala koncentrować się na twardej ocenie poszczególnych elementów oferty oraz takim liczeniu ostatecznej noty, która odzwierciedli rzeczywiste oczekiwania zleceniodawcy. Dla jednego klienta najważniejsze będzie doświadczenie w tworzeniu określonych serwisów, a dla innego unikalność dotychczas tworzonych przez agencję rozwiązań. Kryteriów doboru agencji może być wiele, oto kilka przykładów:

• cena,
• czas realizacji,
• doświadczenie ogólne (np. liczba lat na rynku),
• doświadczenie w branży (np. liczba realizacji),
• ocena koncepcji/kreacji (jeżeli była wymagana w konkursie),
• referencje.

Elementem trudnym do zdefiniowania jest określenie wrażenia, jakie wywarła oferta. Bywa tak, że odczucia pozwalają zrezygnować z jednej, a premiować wpisaniem na shortlistę innej propozycji. Przeczucia, że warto określonemu oferentowi zaufać, mogą być spowodowanie wyjątkową formą załączonych do oferty materiałów, wykonaniem sensownej i dużej pracy na etapie jej przygotowywania albo po prostu dobrym wrażeniem sprawianym przez przedstawicieli agencji. Wrażeniu można przypisać wartości liczbowe i po nadaniu pewnej (najlepiej niezbyt dużej) wagi uwzględnić przy ocenie propozycji.

Co dalej

Na koniec konkursu zleceniodawca wybiera jednego zwycięzcę.

Można sobie jednak wyobrazić sytuację, w której zwycięzców jest na przykład dwóch i podzielą się poszczególnymi elementami realizacyjnymi, choć jest to bardzo mało prawdopodobne i mogłoby świadczyć o tym, że zleceniodawca dopuścił do finału konkursu agencje niebędące w stanie zrealizować zadania na wysokim poziomie wymagań i komplikacji. Może się także zdarzyć, że jedna z agencji reprezentuje sobą bardzo wysoki poziom w jednej z dziedzin np. w technologii, a inna jest zdecydowanie najlepsza w kreacji. W takiej sytuacji każda z nich może zająć się tym, w czym sprawdzi się najlepiej. Może zaistnieć też taka sytuacja, w której zwycięzca nie zostanie wybrany, co może sugerować, że cały konkurs był przeprowadzony źle.

Po dokonaniu wyboru dostawcy klient powinien poinformować o wynikach konkursu jego zwycięzcę a także agencje, którym się to nie udało. Ze strony przegranych mogą pojawić się pytania dotyczące przyczyn porażki – tego, co zadecydowało o niepowodzeniu. Odpowiadanie w tej sytuacji jest nie tylko w dobrym tonie, ale także tworzy dobrą praktykę rynkową oraz pomaga agencjom się rozwijać. Znając elementy oferty, które zostały niżej ocenione, mogą pracować nad podniesieniem ich jakości. Dobre traktowanie każdego dostawcy na wszystkich etapach kontaktu wpływa pozytywnie na postrzeganie firmy. Niestety wiele przedsiębiorstw dobrze traktuje swoich klientów (i to do momentu „złapania” ich), a w stosunku do dostawców stosuje zupełnie inne praktyki.

Kolejnym etapem po wybraniu agencji interaktywnej, która wykona serwis internetowy, jest podpisanie z nią umowy realizacyjnej. To bardzo ważny element stanowiący podstawę dalszych działań. Określenie praw i obowiązków, warunków płatności, harmonogramu – to tylko niektóre z istotnych kwestii, jakie powinny być uregulowane w umowie. Agencje dysponują wzorami umów, które służą jako baza do sporządzenia dokumentu ściśle odpowiadającego specyfice klienta i zlecenia.

Wybranie agencji interaktywnej, podpisanie z nią umowy i rozpoczęcie procesu budowy roboczych relacji to początek realizacji projektu, który ma zakończyć się wdrożeniem serwisu internetowego zgodnie z wymaganiami klienta.

Szablon arkusza ocen

Kryteria wyboru oraz nadane im wagi będą różnić się w zależności od projektu oraz specyfiki biznesu zleceniodawcy. Warto mieć szablon, w którym wystarczy zmienić kryteria oraz nadać im wagi stosowne do sytuacji, aby można było wykorzystać go w postępowaniu konkursowym. Punktem wyjścia może być przykładowy arkusz, który publikujemy poniżej.

Link do pliku pojawi się po udostępnieniu niniejszego postu w mediach społecznościowych.