NDA czyli umowa o zachowaniu poufności

Firmy prowadząc biznes wymieniają się informacjami koniecznymi do realizowania projektów. Niejednokrotnie są to dane, które mają charakter tajny. Aby zabezpieczyć się przed ich ujawnieniem przez drugą stronę podpisuje się umowy o zachowaniu poufności. Możemy się z nimi spotkać pod angielską nazwą non-disclosure agreement (NDA).

W przypadku agencji interaktywnych tego typu umowa nie jest niczym niezwykłym i zaproponowanie przez zleceniodawcę jej podpisania jest na miejscu na każdym etapie współpracy. Patrząc z perspektywy ujawniającego naprawdę poufne informacje, podpisanie NDA jest konieczne. Warto to zrobić na samym początku współpracy – nawet, gdy do momentu przekazania poufnych danych jest jeszcze czas. Podpisanie NDA ma sens nawet, gdy w umowie realizacyjnej znajdują się zapisy dotyczące ochrony informacji poufnych.

Co to jest NDA

Non-disclosure agreement jest dokumentem, w którym dwie lub więcej stron zobowiązują się do nieujawniania w określonym czasie informacji, które otrzymują.

Dane będące przedmiotem umowy o zachowaniu poufności mogą być sprecyzowanie w treści dokumentu lub określone w inny sposób, o czym za chwilę.

Firmy podpisują NDA, aby zabezpieczyć się przed przedostaniem się informacji do otoczenia, a w szczególności do konkurencji. Podpisywanie tego typu umowy nie wiąże się z brakiem zaufania, ale bardziej z chęcią zmotywowania drugiej strony do dołożenia wszelkich starań w kwestii ochrony poufnych danych. NDA podpisywane są na całym świecie, a niechęć ich podpisania może świadczyć o złych zamiarach, niezrozumieniu lub braku obycia w biznesie. Każdy z tych przypadków może wzbudzić wątpliwości co do rozpoczęcia współpracy. Mając na uwadze pewne prawdopodobieństwo urażenia drugiej strony, zwłaszcza w kontaktach międzykulturowych, można zaproponować podpisanie umowy, w której wszystkie strony zobowiążą się do pilnowania poufności.

Czego NDA może dotyczyć

Umowa o zachowaniu poufności może dotyczyć wszelkich informacji, jakie zostaną uznane przez przedstawiciela firmy, która powierza je innym stronom umowy, za wymagające klauzuli tajności. Chronione umową dane mogą być wykorzystywane wyłącznie w procesach związanych z realizacją przedsięwzięć realizowanych z lub dla powierzającego i nigdy na jego niekorzyść. NDA może dotyczyć informacji przekazywanych przez jedną stronę (umowa jednostronna) lub tych wymienianych przez dwie lub więcej stron (umowa wzajemna).

Zakres przedmiotowy umów tego typu może być bardzo szeroki. Standardowe NDA często dotyczą ochrony wszelkich informacji. Jeśli jednak jakiekolwiek konkretne dane są szczególnie wrażliwe, to warto je wymienić w dokumencie.

Najczęściej firmy starają się zachować tajemnicę w kwestiach związanych z finansami, rozwiązaniami technologicznymi, planami wprowadzania nowych usług i produktów, zmianami własnościowymi itp.

W przypadku działalności agencji interaktywnych do informacji okresowo objętych tajemnicą może należeć fakt prowadzenia prac nad nowym serwisem internetowym. Rzadziej w NDA pojawia się klauzula dotycząca utajnienia informacji handlowych dotyczących określonego projektu lub projektów. Taki zapis może się za to pojawić w umowie dotyczącej realizacji określonego przedsięwzięcia.

Szczegółowość NDA

W umowie o zachowaniu poufności informacje mogą być przedstawione w formie listy. Będą w niej wymienione nie tylko rzeczywiście przekazywane poufne dane, ale także te mające być potencjalnie przekazane. Inną formą jest dodanie do NDA załączników zawierających informacje mające podlegać ochronie.

Częstym zabiegiem jest zapisanie w NDA, że tajemnicy podlegają jedynie pliki i dokumenty opatrzone odpowiednią klauzulą, których przekazanie jest każdorazowo potwierdzane. W tej kwestii praktykowana jest pełna dowolność. Umowy są dostosowywane do sytuacji.

W oczywisty sposób ochronie nie mogą podlegać informacje, które w jakikolwiek sposób były upublicznione do momentu podpisania umowy o zachowaniu poufności oraz te ujawnione (musi być na to potwierdzenie) w trakcie trwania umowy – strzeżenie czegoś, co jest powszechnie dostępne nie ma sensu.

Umieszczanie kompletnej listy niesie ze sobą niebezpieczeństwo przeoczenia niektórych chronionych danych. Z drugiej strony zupełny brak ich doprecyzowania także może spowodować kłopoty. Ważne, aby obie strony pamiętały, że nie zachowują poufności dla sztuki, ale robią to w interesie swojego partnera biznesowego, że ma to określony cel. Dlatego dobrze jeśli nad dystrybucją informacji po stronie przyjmującej je firmy czuwa osoba o odpowiednich kompetencjach, która będzie przekazywała tylko te informacje, które określonym osobom lub podwykonawcom będą niezbędne do wykonania ich zadań. Taka osoba będzie również odpowiedzialna za kwestie ochrony informacji poufnych przez osoby trzecie, którym je przekaże. Może być nią na przykład kierownik projektu.

Co z trzecimi stronami

Kwestia odpowiedzialności za to, co dzieje się z danymi powierzonymi pracownikom lub podwykonawcom jest bardzo istotna. NDA podpisują firmy. Otrzymujący dane odpowiada przed powierzającym. W procesie realizacji zadań, do których wykonania dane poufne są potrzebne, biorą udział podwykonawcy i pracownicy firmy, która w umowie zobowiązała się do strzeżenia danych. W przypadku tych pierwszych może być konieczne zawarcie osobnej umowy o zachowaniu poufności z powierzającym dane lub pomiędzy firmą realizującą projekt (otrzymującym informacje poufne) i jej podwykonawcą.

Jeśli chodzi o pracowników, to nie ma potrzeby podpisywania osobnej umowy. Wystarczy w umowie, na której podstawie zatrudniony jest pracownik, zawrzeć odpowiednią klauzulę lub podpisać umowę generalnie zobowiązującą do zachowania poufności w kontekście wszelkich informacji pozyskanych w trakcie trwania stosunku pracy. Można także podpisać umowę, w której jest odniesienie do regulaminu pracy, a ten może ulegać zmianom, o których pracownik powinien być informowany. Pracodawcy nie powinno chodzić o karanie za niedotrzymanie tajemnicy firmy, ale zapobieganie wyciekowi informacji. Z punktu widzenia przekazującego informacje poufne warto poznać procesy, w których będą one wykorzystywane i ewentualnie ująć je w umowie.

Postępowanie po naruszeniu NDA

Aby umowa mogła skuteczniej wywierać wpływ na zachowanie stron powinna być w niej określona sankcja – kara za jej złamanie. Powszechną zasadą jest zachowanie równowagi między stronami w każdej umowie. W tym przypadku w praktyce będzie to oznaczać, że kara określona w umowie będzie adekwatna do strat, na jakie narazi powierzającego informacje poufne złamanie jej przez przyjmującego je. Ewentualna kwota – bo w kwotach pieniężnych lub procentach w odniesieniu do wartości finansowych najczęściej się ją określa – jest trudna do precyzyjnego zdefiniowania. Strony muszą się zgodzić na pewną umowność w tej kwestii. Adekwatność kwoty powinna być pochodną rzeczywistych strat, które mogą zaistnieć. Punktem odniesienia może być tu skala biznesu. Właściciel punktu naprawy butów nie będzie mógł zażyczyć sobie milionowej kary za złamanie tajemnicy związanej z faktem prowadzenia prac nad jego nową wizytówką w Internecie, ale linie lotnicze, odnośnie działań związanych z promowaniem nowego kierunku, już tak.

W przypadku stwierdzenia naruszenia umowy o zachowaniu poufności pierwszym krokiem powinno być natychmiastowe skierowanie do winowajcy żądania zaniechania działań stojących w sprzeczności z zapisami NDA. Kolejne kroki powinny dotyczyć udowodnienia naruszenia umowy i wezwania do zapłacenia kary umownej. W przypadku odmowy przyznania się do winy oraz nie podporządkowania się wezwaniu do zapłacenia kary strona przekazująca informacje poufne powinna, o ile nie określono innych pośrednich kroków, skierować pozew przeciwko stornie łamiącej NDA. W takiej sytuacji jakakolwiek egzekucja kary musi być poprzedzona prawomocnym wyrokiem sądu.

Kiedy NDA przestaje obowiązywać

Okres obowiązywania NDA jest sprawą umowną. Wiele zależy od informacji, które są chronione. Może się okazać, że jedne powinny pozostać tajemnicą przez wiele lat, a inne wręcz dobrze, aby w jakimś określonym w umowie momencie zostały ujawnione, a nawet były rozpowszechniane. Pierwsza sytuacja może zaistnieć w przypadku klauzuli tajności dotyczącej np. zabezpieczeń stosowanych w banku, a druga, gdy tajemnicą objęte były prace nad nowym produktem.

Wśród najczęściej spotykanych umów o zachowaniu poufności można spotkać zawarte na określony czas (najczęściej kilka lat) liczony od podpisania umowy, od przekazania ostatniej informacji lub na czas trwania umowy o współpracy między stronami, albo na określony czas od momentu jej zakończenia.

Poza zapisanymi okresami obowiązywania umowy jej obowiązywanie może być uchylone lub ograniczone na żądanie uprawnionych do tego organów państwa. W takiej sytuacji warto sprawdzić, czy określona instytucja ma prawo żądać informacji chronionych umową. Zawsze w takiej sytuacji należy zabezpieczyć się żądając dokumentu od przedstawiciela organu uzyskującego wgląd w informacje objęte NDA. Dobrze jest także uzyskać od takiej osoby informację czy przekazanie informacji o zaistniałym fakcie drugiej stronie umowy o zachowaniu poufności nie zostanie potraktowane jako utrudnianie czynności lub wykroczenie o jeszcze większym kalibrze.

Najważniejsze elementy NDA

Jak każda umowa, NDA należy sporządzić w zgodzie z obowiązującym prawem, jednak co do szczegółowych zapisów istnieje spora dowolność.
Elementami, które określane są w tego typu umowach, są:

  1. strony umowy z podaniem danych adresowych i rejestrowych oraz umocowanych reprezentantów,
  2. ewentualne oświadczenia mające wpływ na umowę (np. informacja o bycie właścicielem patentu lub marki),
  3. przedmiot umowy (mniej lub bardziej szczegółowo) czyli informacje, które mają podlegać ochronie przed udostępnieniem i do czego mogą być wykorzystywane,
  4. okres trwania umowy,
  5. sankcje,
  6. dodatkowe postanowienia.

Na co uważać podpisując NDA

Podpisując każdą umowę trzeba zachować daleko idącą ostrożność. Najlepiej skonsultować się z prawnikiem w praktyce zajmującym się interesującym nas działem prawa. Elementami, które należy sprecyzować, są kwestie wykraczające poza literę prawa czyli sprawy czysto biznesowe. W tych szczególną uwagę warto zwrócić na to, czy przedmiot umowy jest ujęty w bezpieczny sposób (od zbytniej szczegółowości do nadmiernej ogólności), czy kary są adekwatne do potencjalnych strat, czy okres obowiązywania umowy jest sensownie określony itd.

Elementem, który warto raz jeszcze podkreślić, jest fakt, że NDA jednostronne nie musi być umową równo traktującą strony, gdy rozważamy ją w oderwaniu od korzyści przyjmującego informacje poufne wynikających z umowy o współpracy. To z tej drugiej umowy wynikają korzyści w postaci zlecenia do wykonania i wynagrodzenia. NDA jest w pewnym sensie umową realizacyjną czyli służebną w stosunku do całokształtu relacji między stronami. Stosując uproszczenie można stwierdzić, że łamiąc jednostronne NDA przyjmujący informacje poufne zasłuży na kij, a stosując się do jej zapisów nie zasłuży na marchewkę, która ukryta jest gdzie indziej.

Nie należy być zaskoczonym, gdy kontrahent poprosi o podpisanie umowy o poufności. Warto mieć własny wzór NDA przygotowany w kilku wersjach (jednostronne, dwustronne, po polsku, po angielsku, dwujęzyczne, ogólne, szczegółowe).

W relacjach z agencjami interaktywnymi można być spokojnym, że druga strona zrozumie potrzebę podpisania takiej umowy. Sytuacją, w której zaproponowanie podpisania non-disclosure agreement może spowodować przewracanie oczami, może być sytuacja, w której taką propozycję przedstawi startup podczas rozmów z funduszem na temat finansowania projektu.

Wzór umowy o poufności (NDA)

Poniżej udostępniamy przykładową treść krótkiej, dwustronnej umowy o poufności. Jest to wersja „łagodna”, bez określonych kwotowo kar umownych.

Żeby pobrać plik, udostępnij niniejszy post na jednym ze swoich profili społecznościowych:

 
A kto monitoruj Twoj stron?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

 
Jak przygotować dobry brief na serwis internetowy?

Zamknij